2020 8月號
為什麼需要RPA?
讓使用者來告訴你

本月專題

為什麼需要RPA? 讓使用者來告訴你

試想一下，某位員工每早一睜開眼，想到的就是待會要到辦公室打開電腦，讀取無數封信件，緊接著到公司系統處理大量且重複的工作。這時主管交辦一項緊急任務，手邊這些大量的例行性事務只能先擱著，越積越多，甚至需要加班才能完成，此時他會不會對工作備感無趣且厭煩，甚至失去前往公司的動力呢？要是有個隨時待命的助理幫忙處理這些龐雜的事就好了吧！這個想法一點也不奇怪而且也不是天馬行空，企業確實能夠聘請這樣24小時不休息，辦事效率高又準確的助理來支援，這就是RPA(Robotic Process Automation, 機器人流程自動化)技術所能做到的事。

RPA能做什麼？帶來什麼效益？

顧名思義，RPA就是對機器人下達指令來自動完成所有高度重複與具邏輯性的任務，它應用的場合非常廣泛。其中一個就是企業採購流程，涉及重複、大量建立採購單與檢核錯誤的作業。機器人在這個流程表現怎麼樣呢？與機器人有豐富協作經驗的採購人員就有許多想法。

「導入RPA後，使得採購人員可以減少製作採購單的時間，RPA與人力可同步進行工作，可達到工作之分流，提升工作效率與縮短工作時間……；RPA系統已融入採購作業，在導入RPA之前採購資料需由採購人員與SA人員多重檢核之後才能完成建立作業。RPA加入之後，人工不需要多花時間審視一些芝麻綠豆的小錯誤，省時近一半作業時間，並提高採購單正確性且加速完成採購作業。」

這是RPA導入採購流程數月後，採購人員對該機器人表現的闡述。由此可知，機器人的加入不僅分擔了採購單建立工作，釋放人力使其專注於更具價值的任務，達到工作分流的目的，更促使採購人員重新審視並優化該流程，進一步提升整體作業效率。

除了採購流程，庫房領料作業流程也能作為適合導入RPA的案例之一，如庫房經辦人員所說：「經辦原針對工程師需求處理，目前導入後，改為檢核機器人作業是否正確，藉此方式，機器人幫忙經辦執行重複性鍵單作業，進而提升人員工作價值；RPA令人滿意的是鍵單正確認，只要資料來源無誤，幾乎可百分百正確完成。」在這個場景裡，庫房人員也同樣因為機器人的協助而能空出雙手滿足工程師（內部客戶）的各項需求，且因機器人作單錯誤率遠低於人工錯誤率，錯誤處理成本也隨之下降，這些都是導入機器人作業所帶來的效益。

RPA適合大範圍應用嗎？

鑒於這些成效，關於是否希望繼續聘請機器人與拓展其業務範圍至全公司，採購人員與庫房人員皆給予肯定的答案。

「如果缺少RPA系統，就又要回到從前看不到下班時間的工作量，大量的人工檢核作業實在太花時間，RPA系統有效改善這些人工作業我覺得很棒，也值得繼續；個人覺得可以將RPA系統的應用範圍拓展至整個公司的作業流程，但是公司內部系統類型繁雜，需符合各類USER需求，RPA團隊也有新的考驗覺得值得一試。」

「機器人有辦法提升公司整體作業效能，在人員薪資福利飛漲的時代，重複性建檔的工作用人來做成本昂貴還要擔心正確率。導入RPA與人員相輔相成各司其職，發揮最大效益公司即是獲利。」

顯然若RPA技術成熟，應用範圍拓展至全公司，機器人與員工就能各司其職，負責各自最擅長的工作，使整個公司的資源得到最適當的分配與運用，這將有助於提升公司獲利。然而這段話同時點出一個關鍵，要使RPA發揮最大效益除了優秀的開發技術以外，開發團隊對於流程的熟悉度以及使用者對RPA基本認識與信任都是至關重要的因素。要使雙方互相理解且達到高度共識，需多次溝通、協調及修正，唯有各團隊間密切合作才能設計出符合需求的機器人，為員工乃至整個公司創造最大價值。

現在，有沒有對RPA產生興趣了呢？會不會想聘請一位365天、24小時做好做滿，又不會天天抱怨的助理來協助員工處理繁雜的事物呢？員工可以擺脫龐雜無趣的例行工作，每天面對新挑戰，重新找回熱情積極的工作態度，老闆亦能避免不必要的加班支出與勞資衝突，讓公司成為人人稱羨的「幸福企業」，這樣雙贏的局面是不是很理想呢？開始試著思考吧，是不是到了該改變工作環境的時候了！

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