2020 3月號
RPA應用於企業流程之效益

案例分享

§庫房領料作業流程§

反覆蒐集、輸入資料、複製貼上會不會讓員工感到枯燥乏味，沒有成就感呢？所幸現在這些工作都可以交給機器人處理了，這就是踏入RPA領域的第一步。RPA(Robotic Process Automation)為一種讓企業流程自動化的技術，具體來說就是讓軟體設計出的虛擬機器人取代人類來做流程中所涉及的工作。只要下好指令及邏輯判斷的條件，機器人就能像人類一樣在各個電腦系統間進行操作，它能夠完成重複性高但有邏輯性的工作，而機器人提供的勞動力在本文即稱數位勞動力。RPA的應用場景之一，便是高度重複但具規則的庫房領料作業流程（以下簡稱領料流程）。筆者為開發團隊之一員，希望以機器人導入該流程為例，介紹RPA應用於企業流程中所帶來的效益，並延伸探討提升機器人及企業價值的方案。

首先，簡單介紹一下導入RPA前領料流程的運行方式。該作業是由企業內部七位經辦人員所負責，由他們定期至EIP(Enterprise Information Portal)系統取得需求部門（申請人）在訂料處理單上填入的需求資訊，並至ERP(Enterprise Resource Planning)系統檢查全台各區庫存量。若庫存量足夠，則填寫借出單，並提供給申請人以利其領料；反之則通知待料或調倉。據筆者了解，每位經辦平均需花4-5分鐘來處理一筆借出單。以一個工作22天的月份為例，七位經辦在顧及自己原有工作的前提下，需處理1980筆訂料處理單，意即他們每天平均需處理90筆。

引進RPA後，機器人會模擬經辦人員在EIP及ERP系統上的操作，確實完成領料作業。2019年下半年度，正式指派了一隻機器人接手該工作，並得到以下結果：它能在2.5分鐘內處理完一筆訂料處理單，也就是說若讓它一天24小時都投入在這項工作上，一天可處理576筆，一個月工作22天則可完成12672筆。圖一簡單呈現了人力與數位勞動力在該流程的作業結果。結果顯示，在該流程上聘用機器人，除了能省下案件處理時間（單筆由4-5分鐘降至2.5分鐘），還能避免像資料輸入錯誤等人為疏失的發生，省下聘用經辦處理這些事務的支出並讓他們專注於具更高附加價值的工作。

然而，事實上一天或一個月內並沒有這麼多案件需要讓機器人24小時都在處理這項工作。以案件數最多的月份為例，當月有23個工作天2031筆單，若機器人一天24小時都在運行，當月實際上只有2.53 天在工作，其餘時間都只是在運行卻沒有創造產值。此觀察結果讓筆者認知到這隻機器人的勞力不應只貢獻於領料流程，它尚有許多可發揮的空間，而思考該如何增加其價值就相當重要。

團隊根據機器人執行結果整理了一份每月份每個時段的案件數量統計資料，該資料顯示，19:00至隔天上午8:30間的案件量寥寥無幾，8:30上班後數量才大幅增加。既然一天當中並不是每個時段都有這麼大的工作量，是否只在特定時段投入機器人的勞力就好，也就是讓這隻機器人在領料流程中只擔任兼職而非全職的員工。團隊提出的第一個方案，就是讓多個流程或部門來共同租用這隻機器人，讓企業能充分運用它的勞動力。

從流程方面來思考，若能請需求部門（申請人）填寫訂料處理單的時間更為集中或固定，那就方便規劃機器人在領料流程中投入的時段，簡單來說就是方便它排班，那麼在其他時段它的勞動力就能貢獻給其他流程或部門。這樣能大幅提升數位勞動力的效益，為企業增加產值。除了上述方案，另一種運行方式，就是將它從後台改為前台機器人。如此一來，機器人無須被排定的時段綁住，而是在經辦人員有需要時能自行呼叫它來工作，工作時間會變得更為彈性。圖二簡單呈現兩個方案的重點。團隊與該流程使用者已積極在溝通與規劃，如何讓機器人帶給企業最大效益。

簡言之，以本文領料流程自動化為例，導入RPA可為企業帶來提高效率、降低失誤率、節省人事成本等不錯的成果，且RPA的應用不限於此。只要是高重複性、具明確規則的勞力密集工作，機器人都可以完成。採購部門採購作業、會計部門記帳及報表編製作業、人事部門履歷篩選皆屬之。但重要的是，RPA要為企業帶來效益需仰賴相關人員對RPA深入的了解與彼此合作。藉由本次領料機器人的運行，筆者對RPA導入企業流程這個議題有更深刻的認識。RPA流程的篩選、執行成果、如何提升數位勞動力效益都是。除此之外，也辨認出企業流程能夠改善的空間。開發團隊與使用者都不斷在尋求與嘗試優化機器人與作業流程的方法，期望能讓RPA在企業數位轉型的過程中發揮最大功用。

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